Time Management | Gestione del tempo

Il tempo è la risorsa più democratica che abbiamo: 24 ore al giorno per tutti. Perché alcuni riescono a fare più cose di altri?

Spesso usiamo la scusa della “mancanza di tempo” con lo scopo di temporeggiare o, addirittura, di non fare ciò che si dovrebbe.

Il famoso poeta Edward Young una volta disse che “la procrastinazione è il ladro del tempo”… ma come avere più tempo?

Qui di seguito ho elencato 9 consigli per avere più tempo

 

1. Concentrati su un’attività alla volta ed evitare il multitasking 

Come già approfondito qui, il multitasking, come indicato dall’American Psychological Association, aumenta il tempo necessario per eseguire un’attività di circa il 40%. 

 

2. Pianifica ogni attività fa risparmiare tempo.

Ho notato che quando non inserisco un’attività nel mio calendario, lasciando fare al caso e all’improvvisazione, molto spesso non solo non porto a termine tale attività, ma vengo travolta da mille distrazioni che mi fanno semplicemente perdere tempo. 

L’autrice Annie Dillard ha dichiarato che “un programma difende dal caos e dai capricci.” In dettaglio, l’affermazione implica che le attività pianificate permettono di risparmiare molto tempo, soprattutto quando si conosce se stessi.

Ad esempio, se siamo persone mattiniere, le attività prioritarie devono essere eseguite al mattino. Durante la fine della giornata, il momento in cui le energie sono minori, è consigliabile eseguire lavori meno essenziali e meno coinvolgenti. Un aspetto integrante della pianificazione delle attività è la convinzione che il tempo per le cose importanti non è stato trovato, ma creato. 

Quindi, nel mio caso, se decido di fare workout appena sveglia, devo metterlo in calendario e in più preparare le scarpe e il tappettino per non perdere tempo il mattino seguente (ed evitare la tentazione di tornare a letto).

 

3. Imposta degli obiettivi.

Stabilire obiettivi professionali e realistici sia personali che professionali segna il primo passo verso una gestione del tempo efficace.

Gli obiettivi definiscono la visione, la concentrazione e la destinazione di un individuo. Ci permettono di identificare con chiarezza la priorità delle nostre attività.

Le attività che abbiamo in calendario stanno realmente contribuendo al raggiungimento della nostra visione?
Sono meritevoli della nostra attenzione? Oppure è necessario delegarle o semplicemente imparare a dire di no?

 

4. Sai dire no?

Costrizioni familiari o sociali talvolta ci fanno accettare impegni e attività che invece non vorremmo.
Non riusciamo a dire di no perché bloccati dal senso di colpa oppure pensiamo che dire di no sia una forma di egoismo.

William Ury in “Il No Positivo” spiega bene come poter dire di “no”, quindi soddisfare la propria individualità e i propri bisogni, senza distruggere la nostra relazione con gli altri.

 

5. Impara a delegare

Imparare a delegare non significa ammettere una mancanza, ma sapersi affidare ad altre persone, così da poterci occupare delle attività che riteniamo più importanti. 

 

6. Fai pause frequenti.

Il lavoro continuo è faticoso e influenza negativamente la gestione del tempo.
Le pause frequenti sono essenziali nella gestione del tempo poiché consentono alle persone che lavorano di rinfrescare le loro menti e guadagnare energie extra per concentrarsi nuovamente sul loro lavoro. 

 

7. Concentrati su ciò che hai il potere di cambiare.

Stephen Covey distingue “Circle of Concern” da “Circle of Influence”.
 
Il cerchio della preoccupazione include tutte le cose a cui teniamo; le preoccupazioni personali e globali.
Il cerchio dell’influenza include le cose che abbiamo il potere di cambiare.
 
Esempio di cose che non puoi controllare o cambiare: 
  • Ciò che gli altri pensano di te
  • Il tempo metereologico 
  • Cose che hai fatto di sbagliato in passato 
  • Situazioni ipotetiche: “cosa succederebbe se…” 
Cose che PUOI controllare o modificare: 
  • Le persone che ti circonderanno 
  • Come reagire
  • Il tuo umore 
  • La tua prospettiva 
  • Come trascorrere il tempo libero
  • Cosa dire  
  • Come comportarsi
Una semplice domanda può aiutarci a capire se stiamo gestendo al meglio il nostro tempo:
  • Posso cambiare la situazione? 
Se sì: cosa puoi fare? 
Se la risposta è no: smetti di preoccuparti e focalizza la tua attenzione, il tuo tempo e la tua energia solo su ciò che puoi davvero controllare.
Ti renderai conto che la maggior parte delle volte stai sprecando la tua energia in qualcosa che non puoi cambiare.
 

8. Elimina le distrazioni con la “pausa tecnologica”.

Come dimostrato da Larry Rosen, (professore emerito di psicologia alla California State University),  il modo migliore per rimanere concentrati è mettere a tacere il telefono, girandolo a faccia in giù per evitare di visualizzare notifiche visive, disattivare gli avvisi e-mail e chiudere i siti web che distraggono.

(Per approfondire l’argomento: “Vuoi essere più produttivo? Evita il multitasking”)

 

9. Dedica blocchi di tempo a compiti simili

Dedicare blocchi di tempo a compiti simili al fine di diminuire la distrazione e aumentare la produttività. Se durante la settimana dobbiamo ad esempio fare delle chiamate dello stesso tipo (per una vendita, recall, appuntamenti), è consigliabile programmare queste attività nello stesso arco temporale.

 

In sintesi: un piccolo passo alla volta per avere più tempo

Come sempre, i grandi cambiamenti iniziano con un piccoli passi, ed ogni suggerimento qui sopra può essere un simple tiny shift.

È sufficiente implementarne uno alla volta nella nostra routine giornaliera per sentirne ben presto i benefici.

 

 

 


Letture consigliate:

“Il no positivo. L’arte di condurre qualsiasi trattativa senza rinunciare ai propri obiettivi” – William Ury

versione in inglese –  “The Power of a Positive No” – William Ury

“Distracted mind. Cervelli antichi in un mondo ipertecnologizzato” – Gazzaley, Rosen

versione in inglese – “The Distracted Mind): Ancient Brains in a High-Tech World” – Gazzaley, Rosen

Le sette regole per avere successo. Nuova edizione del bestseller “The 7 Habits of Highly Effective People” – Stephen Covey

versione in inglese – The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change” – Stephen Covey